Wij stellen u deze privacyverklaring ter beschikking die uitsluitend betrekking heeft op de gegevens die worden verzameld tijdens het online sollicitatieproces, om u te informeren over hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens die we verzamelen tijdens het sollicitatieproces.
Verantwoordelijke instantie
De verantwoordelijke instantie in de zin van de privacywetgeving is:
dr. heinekamp Labor- und Institutsplanungs GmbH
Gaußstraße 12 85757 Karlsfeld
Tel.: +49 8131 3841 0
Registratie in het handelsregister Registratienummer
HRB 124730 Rechtbank van registratie:
Amtsgericht München
Privacyfunctionaris: Kristin Bartsch, KBartsch@heinekamp.com
Persoonsgegevens in het sollicitatieproces
Persoonsgegevens zijn gegevens over persoonlijke of feitelijke omstandigheden van een specifieke of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit omvat informatie zoals uw naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum, maar ook gegevens over uw specifieke carrière, enzovoort, die met redelijke inspanning kunnen worden toegewezen aan een specifieke persoon.
Als u zich elektronisch bij ons aanmeldt, bijvoorbeeld per e-mail of via ons webformulier, verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens om het sollicitatieproces af te handelen en voor het uitvoeren van precontractuele
maatregelen. Door een sollicitatie in te dienen op onze wervingspagina, toont u uw interesse om bij ons te komen werken. U verstrekt ons in dit verband persoonlijke gegevens die we uitsluitend gebruiken en opslaan voor het doel van uw baanzoek- of sollicitatie. In het bijzonder worden de volgende gegevens verzameld:
Naam (voornaam en achternaam)
E-mailadres
Telefoonnummer
LinkedIn-profiel (optioneel)
Manier waarop u ons heeft gevonden
Bovendien heeft u de mogelijkheid om relevante documenten zoals een sollicitatiebrief, uw cv en certificaten te uploaden. Daarin kunnen mogelijk aanvullende persoonlijke gegevens staan, zoals geboortedatum, adres, enz. Alleen geautoriseerde medewerkers van de personeelsafdeling of medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces hebben toegang tot uw gegevens. De opslag van persoonsgegevens vindt in principe uitsluitend plaats met als doel de invulling van de vacante functie waarvoor u heeft gesolliciteerd. Uw gegevens worden gedurende een periode van 90 dagen na afloop van het sollicitatieproces bewaard. Dit gebeurt meestal om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan eventuele vorderingen uit wettelijke voorschriften. Vervolgens zijn we verplicht om uw gegevens te verwijderen of te anonimiseren. In dat geval zijn de gegevens alleen nog beschikbaar als metadata zonder directe verwijzing naar personen voor statistische analyses (bijvoorbeeld het aandeel van mannen en vrouwen in sollicitaties, het aantal sollicitaties per periode, enz.). Indien u een aanbod voor een dienstverband bij ons ontvangt als onderdeel van het sollicitatieproces en dit aanbod accepteert, bewaren wij de tijdens het sollicitatieproces verzamelde persoonsgegevens ten minste voor de duur van het dienstverband.
Delen van gegevens met derden
De gegevens die u verstrekt tijdens uw sollicitatie worden versleuteld via TLS en opgeslagen in een database. Deze database wordt beheerd door Personio GmbH, een aanbieder van personeelsadministratie- en sollicitatiemanagementsoftware (https://www.personio.de/impressum/). Personio is in dit verband onze verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG. De verwerking is gebaseerd op een overeenkomst voor gegevensverwerking tussen ons als verantwoordelijke partij en Personio.
Rechten van betrokkenen
Indien wij als verantwoordelijke partij persoonsgegevens verwerken, heeft u als betrokkene, afhankelijk van de wettelijke basis en het doel van de verwerking, bepaalde rechten uit hoofdstuk III van de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), inclusief, indien van toepassing, het recht op informatie (artikel 15 AVG), recht op rectificatie (artikel 16 AVG), recht op verwijdering (artikel 17 AVG), recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG), recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG), recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Indien de verwerking van persoonsgegevens berust op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op grond van artikel 7 lid 3 AVG in te trekken. Voor het uitoefenen van uw rechten als betrokkene met betrekking tot de gegevens die worden verwerkt in dit online sollicitatieproces, kunt u contact opnemen met onze privacyfunctionaris (zie paragraaf 2).
Slotbepalingen
We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment aan te passen, zodat deze altijd voldoet aan de huidige wettelijke vereisten of om wijzigingen in het sollicitatieproces of soortgelijke zaken weer te geven. Voor een volgend bezoek aan deze wervingspagina of een volgende sollicitatie is dan de nieuwe privacyverklaring van toepassing. Naast deze privacyverklaring kunt u op onze website (heinekamp.com) onze algemene privacyverklaring raadplegen.
Verwerking van (persoons)gegevens door de exploitant van de vacaturesite
Algemene informatie
Deze vacaturesite wordt geëxploiteerd door Personio SE & Co. KG, een bedrijf dat een softwareoplossing voor HR- en sollicitatiemanagement aanbiedt (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data doorgegeven in het kader van je sollicitatie, worden met TLS-encryptie verstuurd en opgeslagen in een database. De enige verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 24 van de AVG is de onderneming die deze online sollicitatieprocedure uitvoert. Personio is slechts de exploitant van de software en deze vacaturesite en binnen deze context een verwerker zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG. De verwerking door Personio vindt plaats op basis van een orderverwerkingsovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en Personio.
Daarnaast verwerkt Personio SE & Co. KG verdere gegevens, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen zijn, om zijn diensten te kunnen aanbieden, met name voor het beheer van deze vacaturesite. Hierop zullen we nader ingaan in de onderstaande bepalingen.
De verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München, Duitsland
Telefoon: +49 (89) 1250 1004
Vermelding in het handelsregister
Handelsregisternummer: HRA 115934
Kantongerecht: Amtsgericht München (Kantongerecht München)
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:
privacy@personio.com
Toegangslogboekregistraties ('server logs')
Bij iedere toegang tot deze vacaturesite worden automatisch algemene protocolgegevens verzameld, ook wel server logs genoemd. Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon.
Zonder deze gegevens zou het in sommige gevallen technisch onmogelijk zijn om de inhoud van de software te genereren of weer te geven. Bovendien is de verwerking van deze gegevens ook uit veiligheidsoverwegingen absoluut noodzakelijk, vooral als het gaat om het controleren van de toegang, invoer en verzending van gegevens evenals het opslagbeheer. Daarnaast kan deze anonieme informatie worden gebruikt voor statistische doeleinden en de verbetering van diensten en technologie. Bovendien kunnen de logbestanden achteraf worden gecontroleerd en geanalyseerd als een onrechtmatig gebruik van de software wordt vermoed. De rechtsgrond hiervoor is §25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG).
Over het algemeen worden gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van toegang tot de software verzameld. De omvang van dit logproces is niet groter dan dat wat gangbaar is op andere websites op het internet.
Deze toegangslogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.
Foutlogs (“error logs”)
Om fouten op te sporen en op te lossen worden zogenaamde foutlogs aangemaakt. Dit is strikt noodzakelijk om ervoor te zorgen dat we zo snel mogelijk op mogelijke problemen bij de weergave en uitvoering van de inhoud kunnen reageren (gerechtvaardigd belang). Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. De rechtsgrond hiervoor is § 25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG).
Als er een fout wordt gemeld, worden algemene gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van het optreden van de betreffende foutmelding en/of -specificatie verzameld.
Deze foutlogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.
Gebruik van cookies
Op bepaalde delen van deze vacaturesite worden cookies gebruikt. Dit zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op het apparaat waarmee je deze vacaturesite bekijkt. Over het algemeen worden cookies gebruikt om een veilige toegang tot een website te garanderen ('strikt noodzakelijk'), bepaalde functies zoals standaardtaalinstellingen uit te voeren ('functioneel'), ter verbetering van de gebruikerservaring of de prestatie van de website ('prestatie') of het plaatsen van doelgerichte reclame ('marketing').
Op deze vacaturesite gebruiken wij alleen cookies die strikt noodzakelijk, functioneel of prestatiegericht zijn, met name om bepaalde standaardinstellingen zoals taalinstellingen uit te voeren, om het wervingskanaal te bepalen of voor analyse van de prestatie van een vacature die tot het oproepen van deze vacaturesite door de gebruiker heeft geleid. Het gebruik van cookies is strikt noodzakelijk voor het leveren van onze diensten en dus voor het uitvoeren van het contract (artikel 6 lid 1 punt b) van de AVG).
Opslagperiode: maximaal 1 maand of tot het einde van de browsersessie
Recht van bezwaar: In je browserinstellingen kun je bepalen of je het gebruik van cookies al dan niet wilt toestaan. Wij willen je erop wijzen dat het deactiveren van cookies ertoe kan leiden dat bepaalde functies van deze vacaturesite maar in beperkte mate of helemaal niet kunnen worden gebruikt.
Rechten van betrokkenen
Als Personio SE & Co. KG als verwerker persoonsgegevens verwerkt, heb je als betrokkene volgens hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) afhankelijk van de rechtsgrond en het doel van de verwerking bepaalde rechten, in het bijzonder het recht van inzage (artikel 15 AVG), het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), gegevenswissing (artikel 17 AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) evenals het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Als de persoonsgegevens met jouw toestemming worden verwerkt, heb je volgens artikel 7 lid 3 van de AVG het recht om deze toestemming in te trekken.
Om je rechten als betrokkene met betrekking tot de verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van deze vacaturesite op te eisen, kun je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke van Personio SE & Co. KG (zie artikel B).
Slotbepalingen
Personio behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder tijdstip aan te passen, om ervoor te zorgen dat deze te allen tijde voldoet aan de geldende wettelijke eisen of om deze aan te passen aan wijzigingen in de aangeboden diensten, bijvoorbeeld als nieuwe diensten worden geïntroduceerd. In dat geval geldt de nieuwe privacyverklaring voor alle bezoeken aan deze vacaturesite en alle sollicitaties die plaatsvinden na deze wijziging.